POLITIQUES GENERALES DE LA SCPP
1. POLITIQUE GENERALE EN MATIERE DE DEDUCTIONS, AUTRES QUE CELLES CONCERNANT LES FRAIS DE GESTION
La SCPP ne fournit pas de services sociaux, culturels ou éducatifs.
Les retenues effectuées par la SCPP correspondent à ses frais de gestion.
2. POLITIQUE GENERALE EN MATIERE DE FRAIS DE GESTION
Le principe sur lequel est fondé la politique générale en matière de frais de gestion est qu’il appartient aux associés de la SCPP de déterminer le niveau de services qu’ils attendent de la SCPP et le niveau de frais de gestion correspondant dans le cadre d’un haut degré d’efficience économique.
Dans ce cadre, il a été confié à la SCPP des missions d’intérêt général, qui bénéficient à tous les associés de la SCPP, que ne relèvent pas strictement de ses fonctions de perception et de répartition de droits, et qui représentent des frais de gestion supplémentaires pour les ayants droit.
3. POLITIQUE GENERALE D’UTILISATION DES SOMMES QUI NE PEUVENT ETRE REPARTIES
Il existe deux types de sommes qui ne peuvent être réparties :
- Celles qui ne peuvent être réparties à leurs ayants droit respectifs, en raison d’une interdiction légale (ceci concerne la rémunération équitable) et celles qui ne peuvent être réparties parce que leur ayant droit n’a pu être identifié ou parce que, bien que leur ayant droit ait été identifié, la mise en paiement n’a pu être effectué (ayant droit introuvable, blocage en raison de contentieux).
Au sein de cette deuxième catégorie, deux types de sommes doivent être distingués : les sommes qui proviennent de la rémunération équitable et celles qui proviennent de droits exclusifs.
La totalité des sommes qui ne peuvent être réparties provenant de la rémunération équitable (en raison d’une interdiction légale ou parce que non identifié ou non versable) sont affectées par la loi à des aides visées à l’article L.324-17 du CPI.
Cinq après leur mise en répartition, le montant des sommes concernées est affecté chaque année au budget des aides à la création est déterminé par le Conseil d’Administration.
- Les sommes qui ne peuvent être réparties provenant de droits exclusifs font l’objet de répartitions décidées par le Conseil d’Administration, au plus tôt cinq ans après leur mise en répartition, avec pour principe que ces répartitions sont effectuées selon les mêmes règles que les perceptions de même nature qui ont pu être réparties pour la même année de droit.
Lorsque les sommes par année de droit sont de faible montant, plusieurs années de droit peuvent être cumulées ensemble.
4. POLITIQUE DE GESTION DES RISQUES DE LA SCPP
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5. POLITIQUE GENERALE DE REPARTITION DES SOMMES DUES AUX TITULAIRES DES DROITS
Le principe sur lequel est fondé la politique générale de répartition de la SCPP est que les répartitions doivent être le plus proche possible des exploitation réelles des phonogrammes et vidéomusiques effectuées et qu’aucune discrimination ne doit exister entre les phonogrammes et vidéomusiques, notamment en raison de leurs ayants droit.
Cette politique a plusieurs conséquences dont notamment :
- Lorsque les utilisateurs sont en mesure de fournir des relevés précis de leurs utilisations, ces relevés doivent être utilisés pour la répartition des droits perçus pour cette exploitation,
- Lorsqu’il existe une multitude d’utilisateurs procédant individuellement à des utilisations de valeur modeste, des études d’usage ou des enquêtes statistiques doivent être menées à fréquence régulière de manière à déterminer des règles de répartition les plus proches des exploitations réelles,
- Lorsqu’il n’existe aucun moyen raisonnable de connaître ou d’estimer les exploitations réelles d’un mode d’exploitation, des règles alternatives, considéré comme les moins inéquitables pour l’ensemble des ayants droits, peuvent être utilisés,
- Lorsque le coût d’une répartition individuelle est déraisonnable par rapport au montant perçu d’un exploitant, il est possible de regrouper les perceptions de plusieurs exploitations concernées et d’appliquer la règle utilisée pour des exploitations proches, soit effectuées par d’autres exploitants du même secteur, soit effectuées dans un autre secteur pour des exploitations proches,
- Les travaux d’identification des titres exploités doivent être effectués sans prendre en compte l’identité de l’ayant droit et, dans le cadre des travaux réguliers d’identification, sans prendre en compte la valeur des exploitations à identifier. Ce n’est seulement que dans le cas où des travaux spécifiques et supplémentaires d’identification doivent être effectués que l’identification peut être orientée en priorité aux exploitations non identifiées ayant générées le plus de droits.
6. POLITIQUE GENERALE D’INVESTISSEMENTS DES REVENUS PROVENANT DE L’EXPLOITATION DES DROITS ET DES RECETTES RESULTANT DE CET INVESTISSEMENT
Les revenus provenant de l’exploitation des droits sont perçus pour le compte des ayants droit et sont destinés à être répartis à ceux-ci dans les délais les plus courts compte tenu des contraintes des opérations de répartition.
Les retenues prélevées sur ces revenus doivent permettre à la SCPP de couvrir ses frais de gestion et les risques exposés dans le cadre de son activité. Elles n’ont donc pas vocation à faire l’objet d’investissements.
Toutefois, le cycle d’exploitation de la SCPP est susceptible de générer une trésorerie significative et récurrente, permettant de réaliser des investissements sans différer ou réduire les répartitions des revenus perçues aux ayants droit.
Les investissements peuvent consister,
- soit en des placements permettant de générer des produits financiers, où la priorité doit être accordée à la recherche de la sécurité des fonds placés plutôt qu’à leur rendement,
- soit à des investissements dans des immeubles destinés à abriter les bureaux de la SCPP,
- soit à la création de filiales ou de l’acquisition d’autres entités ou de participations ou de droits dans d’autres entités.
Ces deux derniers types d’investissements doivent faire l’objet d’approbation par l’Assemblée Générale des associés de la SCPP, ou, pour le cas où cette assemblée lui aurait délégué ce pouvoir, par le Conseil de Surveillance.
7. POLITIQUE DE CONTROLE INTERNE
L’objectif de la politique de contrôle interne de la SCPP est d’avoir un niveau élevé de contrôle interne, matérialisé par tout une série de règles, mesures et dispositions. C’est l’existence de ces règles, mesures et dispositions qui détermine le niveau de contrôle interne.
En matière comptable et financière, la SCPP suit les recommandations des grands cabinets d’audit internationaux en matière de contrôle interne, et notamment :
- La séparation des fonctions entre les personnes tenant les comptes et celles pouvant valider les règlements
- La double signature systématique sur tous les règlements
- Le recours privilégié aux règlements par virements, qui garantissent leur passage en comptabilité et le lettrage des comptes fournisseurs
- L’enregistrement systématique du courrier
- La comptabilisation systématique des factures reçues par la SCPP
- L’approbation informatisée de toutes les factures et de tous les règlements à effectuer par la personne habilitée
- La fourniture systématique aux signataires des règlements des justificatifs approuvées
- L’analyse des écarts entre les dépenses au budget et les dépenses comptabilisés
- L’approbation des éléments salariaux par le Directeur Général Gérant (sa propre rémunération étant fixée par le Président du conseil d’administration)
- L’approbation préalable de toutes les demandes de congés dans un cadre informatisé
- La séparation des fonctions entre les différents services, chaque service assurant de facto un contrôle de l’activité des autres services, dans le cadre des interactions qu’ils ont ensemble.
Ces règles de contrôle interne sont complétées par un audit volontaire des comptes de la SCPP par un grand cabinet international, qui s’ajoute au travail réalisé par les commissaires aux comptes. Le volume et la nature des contrôles effectués par ceux-ci sont ceux qu’il leur parait nécessaires à l’accomplissement de leur mission.
Les comptes de la SCPP sont également contrôlés par le conseil d’administration et le conseil de surveillance, auxquels doivent être systématiquement présentés les écarts par rapport aux budgets, en matière de perceptions, de charges et de retenues comme en matière de répartitions.
En ce qui concerne les répartitions, après les contrôles sur les résultats des répartitions qui doivent être effectuées par le Directeur des Répartitions, celles-ci sont systématiquement soumises au contrôle de la Commission de Répartition, à laquelle sont notamment remis la liste et les montants des phonogrammes les mieux rémunérés par répartition, le classement des ayants droit par répartition, des informations sur les montants mis en répartitions et sur les éventuelles modifications des règles de répartition décidées au niveau de la SCPA ou de la SCPP.
Par ailleurs, les éléments déclaratifs fournis par les ayants droit font l’objet d’un audit réalisé par un cabinet international conjointement avec la SPPF dans le cadre de la SCPA.
Le montant des répartitions de l’exercice est également revu par le Directeur Général Gérant au moment des dernières répartitions de fin d’année et rapproché des perceptions correspondantes comme des prévisions de répartitions ayant donné lieu aux versements des avances de trésorerie et des avances structurelles à la fin de l’année précédente.
Les outils informatiques de la SCPP doivent permettre de suivre toute somme perçue jusqu’à son utilisation définitive, sous forme de répartition, de retenue sur répartition ou d’affectation aux aides, ce qui participe significativement au contrôle interne sur nos répartitions.
8. PROCEDURES DE TRAITEMENT DES CONTESTATIONS RELATIVES A LA GESTION DES DROITS CONFORMEMENT A L'ARTICLE L.328-1 du CPI
L'article L.328-1 du CPI prévoit que les organismes de gestion collective sont tenus de statuer par une décision écrite et motivée dans un délai n'excédant pas deux mois sur les contestations relatives aux conditions, aux effets et à la résiliation de l'autorisation de gestion des droits ainsi qu'à la gestion de ceux-ci, qui leur sont adressées par leurs membres, par les autres organismes pour lesquels ils gèrent leurs droits au titre d'un accord de représentation et par les titulaires de droits qui ne sont pas leurs membres mais qui ont une relation juridique directe avec eux par l'effet de la loi ou par voie de cession, de licence ou de tout autre accord contractuel.
Le délai de deux mois ci-dessus peut être prolongé pour un motif légitime, notamment lorsque l'organisme ne dispose pas des documents ou des informations nécessaires au traitement de la demande dont il est saisi.
Les procédures mises en place par la SCPP pour répondre à ces dispositions sont les suivants :
1) La demande est contraire à une disposition légale ou règlementaire ou à une décision de l'Assemble générale des associés de la SCPP.
Dans ce cas, il appartient à l'administration de la SCPP d'apporter sa réponse au demandeur.
2) La demande est contraire à une décision du Conseil d'Administration de la SCPP.
Lorsque la décision du Conseil d'Administration date de moins de 2 ans, il appartient à l'administration de la SCPP d'apporter sa réponse au demandeur. Lorsque la décision du Conseil d'Administration date de plus de 2 ans, l'administration de la SCPP apporte sa réponse au demandeur, tout en lui proposant, à l'initiative du demandeur, de soumettre à nouveau sa demande au prochain Conseil d'Administration de la SCPP et transmet la décision de ce dernier au demandeur.
3) La demande est une demande de dérogation exceptionnelle à une décision du Conseil d'Administration, des circonstances exceptionnelles ayant empêché le demandeur de respecter les règles établies par le Conseil d'Administration.
Dans ce cas, l'administration de la SCPP soumet la demande de dérogation au prochain Conseil d'Administration et transmet la décision de ce dernier au demandeur.
4) La contestation porte sur un refus de fournir des documents à un associé en application de l'article L.326-5 du CPI.
L'associé auquel est opposé un refus à sa demande de communication de documents présentée en application de l'article L.326-5 du CPI peut saisir le Conseil de Surveillance. Le Conseil de surveillance rend un avis motivé sur ce refus, qui est notifié au demandeur et au Directeur Général Gérant.
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